Spørsmålet som flyttet møtet
Formannskapet i Kinn skulle møtes om bord på et cruiseskip. Kontrollutvalgets leder spurte hvordan publikum skulle komme inn. Noen dager senere lå møtet på rådhuset, og ordføreren hadde endret standpunkt. Nå vil kontrollutvalget vite hvorfor politikerne måtte oppgi passnummer for å komme om bord.
Nyhetsbrev fra Kompis eller Kompetent
Kontrollutvalget behandler saken 21. september. Sekretariatet Vest kontroll tilrår i saksframlegget, datert 11. september, at utvalget ber kommunedirektøren om en skriftlig orientering om hvordan besøket ble planlagt og gjennomført.
Der handler det ikke om møteoffentlighet, men om personopplysningene. For å komme om bord måtte deltakerne oppgi fullt navn slik det står i ID-dokumentet, fødselsdato, nasjonalitet og ID-/passnummer. Kommunen samlet inn opplysningene og sendte dem videre til cruiserederiet.
Sekretariatet ber om skriftlig svar på blant annet dette:
- Hvem inviterte, og hvem dekket kostnadene ved lunsj og omvisning?
- Hvilket grunnlag bygde kommunen behandlingen av personopplysningene på, og ble alternative løsninger vurdert?
- Var kommunens personvernombud involvert?
- Ble arrangementet vurdert opp mot de etiske retningslinjene og rutinene for representasjon, gaver og habilitet?
Ett punkt gjelder dem som ikke ville oppgi opplysningene. De kom ikke om bord.
«Det er heller ikkje avklart kva vurderingar kommunen gjorde av situasjonen for medlemmer av formannskapet som ikkje ønskte å gi frå seg dei aktuelle personopplysningane, og som dermed ikkje kunne delta i besøket.»
Sekretariatet presiserer at utvalget ikke skal mene noe om det var klokt å legge lunsjen til skipet. Det utvalget kan se på, er om planleggingen og gjennomføringen fulgte regelverket og kommunens egne rutiner. Etter orienteringen avgjør utvalget om saken skal følges videre.
- Formannskapet og finansutvalget skulle møtes om bord på cruiseskipet «Costa Favolosa» i Måløy hamn torsdag 10. september.
- Kontrollutvalgets leder Kjell Heggen ba kommunen forklare hvordan publikum og presse skulle få adgang.
- Møtet ble flyttet til rådhuset. Skipet ble et bedriftsbesøk.
- I e-post til meg 7. september skriver ordføreren at «strømming alene er ikkje tilstrekkelig», og at det «ikkje gikk tidlig nok opp for oss» at tilgangen ville bli vanskelig.
- Ingen avtale ble inngått, og ingen kostnader påløp.
Spørsmålet
4. september skrev Dag Nesbø Frøyen i Firdaposten at lederen i kontrollutvalget hadde sendt e-post til kommunen. Kjell Heggen hadde sett på postlisten at formannskapspolitikerne sendte inn personalia, sannsynligvis til adgangskontrollen om bord, og lurte på hva som da gjaldt for alle andre.
«Det er sjølvsagt bra med strøyming, men det er ikkje ei erstatning for opne dører og publikums adgang til møtet. Det er berre eit supplement.»
Han pekte samtidig på løsningen: selve møtet på et vanlig kommunalt sted, lunsj og omvisning på båten etterpå.
Hva loven sier
Kommuneloven § 11-5 gir alle rett til å være til stede i møter i folkevalgte organer. Departementet vurderte strømmespørsmålet under koronaen, da smittevernreglene begrenset hvor mange som fikk plass i et lokale, og kom til at kravet kan være oppfylt ved strømming når allmennheten av saklige grunner ikke kan møte fysisk. Kommunen har samtidig «en aktivitetsplikt» og «må vurdere om det er mulig å finne egnede lokaler».
Unntaket er skrevet for hindringer kommunen står overfor, ikke for hindringer kommunen selv velger.
Svaret
Til Fjordenes Tidende sa ordfører Bengt Solheim-Olsen først at strømming var nok: «Så lenge vi streamer det ivaretar vi offentlighetens mulighet til å følge med.» I e-post til meg 7. september skriver han det motsatte: «Strømming alene er ikkje tilstrekkelig, da det ved fysiske møter er krav om tilgjengelighet for publikum og presse.» Han skriver også at det «ikkje gikk tidlig nok opp for oss at det blei vanskelig, meir eller mindre umulig, å gi publikum og presse tilgang». Ingen avtale ble inngått, og ingen kostnader påløp.
Kontrollen virket
Rekkefølgen var feil. Møtestedet var valgt, politikerne hadde sendt inn personalia til adgangskontrollen, og først da kom spørsmålet om publikum kunne komme inn.
Men korreksjonen kom, og den kom fort. Kontrollutvalget kan ikke instruere noen. Det kan bare spørre. Her holdt det med en e-post fra utvalgslederen og noen spørsmål fra to lokalaviser, og så ble møtet flyttet før det ble holdt.
Det er verdt å notere på et nettsted som ellers dokumenterer saker der ingen spurte i tide.
I samme e-post tar ordføreren opp et spørsmål jeg ikke hadde stilt. Han mener det er «et relevant spørsmål å stille seg om lovverket er tilstrekkelig oppdatert i forhold til offentlighetens tilgang til politiske møter når et digitalt møte er lovlig, men et fysisk møte med digital tilgang for publikum ikkje er det». Og han legger til: «I realiteten er det opplagt tilstrekkelig, eg kan ikkje registrere å huske at det har vært publikum i formannskapet hittil i perioden.»
Det er en debatt han gjerne kan ta. Den tas bare et annet sted enn i møteinnkallingen.
Se også: Innsyn etter praksis, ikke etter lov · Erkjente problemet. Stemte mot å granske det. · Regelverket
Nyhetsbrev
Første tirsdag i måneden sender jeg ut det viktigste fra dokumentene: nye funn, nye svar fra kommunen, og hva som er på vei. Ingenting annet.
Støtt arbeidet
Det står ingen redaksjon bak dette. Jeg betaler selv for tiden som går med til innsynskrav og lesing av dokumenter. Vil du bidra, kan du vippse et beløp du velger selv.