Styresaker i Bordgleder KF – Kinn kommune

Viktigste funn

Sak 002/20: Saken er ført som orientering («dagleg leiar orienterer om årsresultat og utfordringar frametter»), men vedtaket er en faktisk budsjettjustering «i samsvar med framlegg frå dagleg leiar». Tallgrunnlag, endringsbeløp, kontolinjer og konsekvenser framgår ikke av dokumentet. Saksopplysningene lyder: «Vert lagt fram i møtet». Det er ikke etterprøvbart.

Sak 003/20: Styret fikk omvisning, prøvesmakte mat og ba daglig leder og styreleder forberede sak om nye lokaler for kjøkkenet. Alle sentrale saksfelt er tomme («Skriv her»). Viktig fordi nye lokaler allerede her løftes som tema.

Sak 005/20: Under «Eventuelle saker» gis daglig leder fullmakt til å kjøpe ekstern bistand til nettside/årsrapport, begrenset til 40 000 kr eks. mva. Alle sentrale saksfelt er tomme. En konkret økonomisk fullmakt gis uten saksgrunnlag.

Mangler og avvik

• Sak 002/20: Budsjettvedtak uten tallgrunnlag, endringsbeløp eller kontolinjer.
• Muntlige opplysninger presentert i møtet er ikke dokumentert og ikke etterprøvbare.
• Det framgår ikke om budsjettjusteringen lå innenfor styrets budsjettmyndighet.
• Sak 003/20 og 005/20 har tomme malfelt: «Skriv her» under bakgrunn, saksopplysninger, vurderinger, konsekvenser og rettskilder. Sak 004/20 har innhold under bakgrunn og saksopplysninger.
• Sak 005/20: Økonomisk fullmakt på 40 000 kr behandlet under «Eventuelle saker» uten reelt saksgrunnlag.

Viktigste funn

Sak 008/20 skulle dekke drift, økonomi, personale og koronapåvirkning. Saksframlegget opplyser at «Økonomisk underlag vil bli sendt ut seinare og i forkant av møtet så langt det let seg gjere». Protokollen viser bare at orienteringen ble tatt til vitende. Ingen tall, ingen risikovurdering av korona, ingen personalforhold gjengitt.

Mangler og avvik

• Økonomisk underlag er varslet, men finnes ikke i kommunens portal.
• Ingen dokumentasjon på om underlaget faktisk ble sendt ut.
• Ingen tall, ingen vurdering av koronakonsekvenser og ingen personalomtale i protokollen.
• Ingen oppfølging av budsjettjusteringen fra 04.02.2020.

Viktigste funn

Sak 011/20: Årsmeldingen godkjennes «med korrigerte tal for mindreforbruk i høve utsendt årsmelding». Hvilke tall som ble rettet, framgår ikke.

Sak 012/20 – regnskap 2019: Driftsinntekter 17 871 557 kr (ca. 50/50 kommunale/eksterne). Netto driftsresultat 159 783 kr. Regnskapsmessig mer-/mindreforbruk 2019: 0 kr (401 786 kr er mindreforbruket for 2018). Daglig leder årslønn 861 262 kr. Kassekredittlån fra Flora kommune 500 000 kr. Kortsiktige fordringer mot kommunen 1 864 218 kr. Merk: Årsmeldingen omtaler 210 174 kr som «overskudd», mens regnskapsoversikten viser brutto driftsresultat –210 174 kr. Det kan være begrepsforvirring, men det er misvisende slik det fremstår.

Sak 013/20 – alvorlig: Styret beskriver situasjonen med manglende økonomioppfølging og tilgang mellom foretaket og sentraladministrasjonen som «uholdbar», og ber styreleder sende brev til rådmann og kommunedirektør. Dette er diametralt motsatt av årsmeldingens omtale av «stort fokus på oppfølging av rekneskap mot budsjett».

Mangler og avvik

• Sak 011/20: Hvilke tall for mindreforbruk som ble korrigert i årsmeldingen, framgår ikke – hva var feil, hva ble rettet?
• Sak 012/20: Saksframlegget har «Skriv her» i sentrale felt – ingen administrativ analyse av tallene.
• Sak 013/20: «Uholdbar» situasjon beskrives uten konkret opplysning om hvilke systemer/tilganger som manglet, varighet eller budsjettkonsekvenser.
• Vedtaket i 013/20 sier bare at orienteringen tas til vitende – selve brevet til rådmann/kommunedirektør er protokollert i behandlingen, ikke vedtaket.

Viktigste funn

Møtet var innkalt som tre timers lunsjmøte på restaurant Bolette/Victoria hotell. Saksframlegg til sak 017/20 (økonomirapportering per april) opplyser at tabeller skulle sendes ut når de forelå/kvalitetssikret, eventuelt presenteres i møtet. Selve økonomirapportene finnes ikke i portalen. Saksframlegg 017/20 mangler saksnummer/møtedato i sin separate PDF.

Mangler og avvik

• Verken møtebok eller protokoll finnes i kommunens portal.
• Ingen dokumentasjon på hvem som deltok, hva som ble behandlet, hvilke vedtak som ble fattet.
• Økonomirapport per april 2020 mangler – nøkkeldokumentet for å forstå om styret fikk tallgrunnlag.
• Umulig å etterprøve om oppfølging av «uholdbar»-varselet fra 19.05.2020 ble diskutert.
• Saksframlegg 018/20 har tomme felt («Skriv her») for alle sentrale punkter.

Eneste sak på møtet. Dokumentet er unntatt offentlighet etter offl. § 13 første ledd, jf. fvl. § 13 første ledd nr. 1 (taushetsbelagte opplysninger). Møtebok og protokoll er ikke verifisert i portalen.

Viktigste funn

Sak 023/20: Styret vedtar å kalle inn fire kandidater til intervju. Saksframlegget har ingen bakgrunn, vurderinger, konsekvenser eller rettskilder, bare «Skriv her».

Sak 024/20: Orienteringen fra styreleder og personalavdelingen tas til vitende «utan øvrige merknader». Det framgår ikke hva problemstillingen gjaldt, om saken ble behandlet lukket, eller om daglig leder fratrådte.

Sak 025/20: Mathilda-utsettelsen er det best begrunnede vedtaket i møtet (ny leder bør kjenne programmet; merkostnader til konsulenter), men behandles som eventuelt-sak. Saksframlegget er journalført/datert 01.07.2022 – to år etter møtet.

Mangler og avvik

• Daglig leder Johnny Jacobsen står som møtt, men det er ikke protokollert om han fratrådte under rekrutterings- og personalsakene.
• Sak 024/20: Tomme malfelt; ikke opplyst hvem fra personalavdelingen som deltok, hva problemstillingen gjaldt, eller hva styret eventuelt skulle følge opp.
• Mathilda-vedtaket har metadata fra 2022 – tyder på at dokumentet er produsert, rettet eller journalført to år etter møtet.

Viktigste funn

Fullkostpris-saken er klart mest relevant. Kommunedirektøren ba om reduksjon av fullkostpris til institusjonene. Styrets framlegg til vedtak: «Styret held på den fullkostprisen vi har i dag.» Saksframlegget mangler tallgrunnlag, vurdering og konsekvensanalyse. Det står også: «Fullkostprisen skal ikkje aukast før 01.01.2020» – trolig feil dato (møtet er oktober 2020; trolig ment 01.01.2021).

Mangler og avvik

• Verken møtebok eller protokoll finnes i portalen.
• Ingen deltakerliste, ingen dokumentert votering, ingen dokumentert vedtak.
• Fullkostpris-saken mangler: tallgrunnlag, analyse av hva prisreduksjon ville bety, og selve forespørselen fra kommunedirektøren.
• Driftsorienteringen er tom i sentrale felt.

Eneste sak. Unntatt offentlighet etter offl. § 23 første ledd. Ingen offentlig møtebok eller protokoll. Det er ikke mulig å etterprøve hvem som deltok, om habilitet/fratreden ble vurdert, om styret var vedtaksført, eller hva som formelt ble vedtatt.

Eneste sak. Unntatt offentlighet etter offl. § 25 første ledd. Ingen offentlig saksframstilling. Klagebehandlingen etter ansettelsesvedtaket 15.10.2020 er ikke etterprøvbar.

Viktigste funn

Sak 034/20: Møteboken viser at protokollene fra 15.10.2020 og 02.11.2020 ble godkjent med endring: «Bjørn var til stades i møta». De to protokollene er fortsatt ikke offentlig tilgjengelige.

Sak 035/20: Ny budsjettjustering 2020. Styret justerer budsjettet i tråd med forslag fra daglig leder, uten synlig tallgrunnlag i dokumentpakken.

Sak 036/20: Økonomiplan 2021–2024 godkjennes med eksplisitt forbehold: styrets vedtak tar ikke hensyn til konsekvensene dersom Bordgleder også skal levere til Vågsøy-delen. Budsjett 2021: 23,35 mill. Budsjettet viser regnskapsmessig overskudd alle fire år (155 000, 138 000, 224 000 og 285 000 kr), avsatt til disposisjonsfond. Store inntektsposter: Fjord1 ferje 9,58 mill., institusjon 7,56 mill., Norled 995 000 kr.

Mangler og avvik

• Sak 035/20: Budsjettjustering uten synlig tallgrunnlag – andre gang i 2020 (jf. sak 002/20).
• Sak 036/20: Saksframlegget har «Skriv her» i sentrale felt; budsjettet godkjennes med kjent, ukvantifisert risiko (Vågsøy-leveranser).
• Sak 037/20 om lederavtale: formelt utfall ikke synlig i offentlig protokoll.

Viktigste funn

Styreleder orienterte om brev fra Sivilombudsmannen i klagesakene om tilsetting av daglig leder. Sivilombudsmannen «ser ikkje grunn til å gå nærare inn i sakene», og sakene ble avsluttet. Pressemelding ble sendt samme dag. Fire styremedlemmer møtte; Kathrine Agledal hadde forfall. Personalrådgiver Leni Stensvoll deltok.

Sak 040/20: Lederavtalen er fullt lukket i protokollen. Hjemmel: offl. § 23 første ledd. Det framgår ikke om styret fattet vedtak, hva utfallet ble, om habilitet ble vurdert, eller om ny daglig leder var involvert.

Mangler og avvik

• Ingen offentlig sladdet vedtakstekst for sak 040/20.
• Formelt utfall av lederavtalebehandlingen er ikke etterprøvbart.

Viktigste funn

Sak 002/21: Protokolltillegg fastslo at lederavtalen til daglig leder ikke lenger er unntatt offentlighet etter at den er inngått. Dette utløser rett til innsyn.

Sak 003/21: Styret hadde dialog med ny daglig leder om status, forventningsavklaring, handlingsplan, årshjul, økonomirapportering og personalsituasjon. Konkrete opplysninger fra dialogen er ikke gjengitt.

Sak 004/21: Klart bedre enn tidligere saker. Styret vedtok mål om trygg arbeidsplass, redusert klimaavtrykk og implementering av Compilo i 2021 for å ivareta dokumentasjonskrav i internkontrollforskriften.

Sak 005/21 og 006/21: Foreløpig regnskap 2020 og budsjett 2021 behandles som orienteringer uten synlig tallgrunnlag i dokumentpakken.

Mangler og avvik

• Foreløpig regnskap 2020 og budsjett 2021 orienteres uten tall – samme mønster som 2020.
• Sak 003/21: Dialog med ny daglig leder om sentrale styringstemaer er ikke dokumentert utover at orienteringen ble tatt til vitende.

Viktigste tall – årsregnskap 2020

Driftsinntekter: 23 722 528 kr. Driftsutgifter: 24 198 654 kr. Brutto driftsresultat: –476 125 kr. Netto driftsresultat: –74 894 kr (dekket med disposisjonsfond). Salgs- og leieinntekter 23 345 365 kr mot reg. budsjett 22 792 000 kr. Matvarer: 12 042 177 kr mot justert budsjett 10 050 000 kr. Daglig leder: 917 985 kr. Styreleder: 41 990 kr. Inntektsfordeling: 45,8 % fra egen kommune, 54,2 % fra andre.

Viktigste funn

Sak 009/21: Protokollen fastslår at årsmeldingen godkjennes med endring, ved at fordelingen intern/ekstern leveranse korrigeres i tråd med note 18. Den utsendte årsmeldingen oppga ca. 40/60 kommunale/eksterne; note 18 viser 45,8/54,2.

Årsmeldingen selv opplyser at foretaket ikke hadde «fullverdig oversikt over sin økonomiske situasjon før september 2020», altså åtte måneder inn i 2020. Per mars 2021 var 216 000 kr i utestående fordringer for 2020 ikke purret, og kommunens regnskapsavdeling var ansvarlig.

Møtet ble avholdt på 30 minutter, kort for behandling av årsmelding og årsregnskap med disse opplysningene.

Mangler og avvik

• Saksframleggene har «Skriv her» i sentrale felt – ingen administrativ analyse av tallene.
• Fullstendighetserklæringen er datert 19.03.2020 – trolig feil årstall (burde vært 2021).
• 216 000 kr i upurrede fordringer: ansvar er lagt på kommunens regnskapsavdeling, men oppfølgingsansvar er ikke dokumentert.

Viktigste funn

Sak 013/21: Styret vedtar enstemmig å be kommunestyret gi fullmakt til å inngå leieavtale for nye produksjonslokaler. Behovet er godt beskrevet: kjøkken i kjelleren på Florø sjukehus (bygg fra 1920-tallet), dårlig ventilasjon, ca. 90 meter mellom ytterpunkter i funksjonene, husleie 510 000 kr/år og ca. 592 m². Nytt behov anslått til ca. 1 000 m². Det legges til grunn at økt husleie skal dekkes innenfor Bordgleders eget budsjett. Saken er ikke basert på levering til Vågsøy-delen.

Mangler og avvik

• Ingen konkret kostnadsramme eller anslag for ny husleie.
• Ingen beregning av effektiviseringsgevinst i kroner.
• Eie mot leie er vurdert, og alternativer som Doc'en II, Miljøhuset og Trovikeigedomen er nevnt som forkastet – men uten tall for noen av alternativene.
• Ingen risikoanalyse for leieavtale.
• Ingen dokumentasjon på hvordan økt husleie faktisk skal dekkes innenfor eksisterende budsjett.
• Sak 014/21 om drift og økonomi: tomme felt, ingen tallgrunnlag.

Viktigste funn

I tillegg til to formelle saker ble nytt produksjonskjøkken og offentlige anskaffelser diskutert. Arve Klokk informerte om anskaffelsesprosessen. Daglig leder skal komme tilbake til styret med egen sak. Arve Klokks rolle/funksjon er ikke forklart i protokollen.

Møtebokas sak 015/21 har dato 25.08.2021 – to og en halv måned etter møtet.

Mangler og avvik

• Kjøkken/anskaffelse sto ikke som egen sak på saklisten og hadde ikke saksframlegg.
• Ingen vedtak om videre prosess – bare en løs protokollopplysning om at daglig leder skal returnere med sak.
• Metadataavvik: sak 015/21 datert 25.08.2021.

Viktigste funn

Sak 020/21 – sterkt kontrollpunkt: Styret vedtar at daglig leder skal sørge for mer fullstendig regnskapsrapportering gjennom året, inkludert balanse og varelager. Vedtaket fastslår eksplisitt at det «over år» har vært et problem at regnskapet ikke er fullstendig før endelig årsrapport foreligger, og at dette gjør styring vanskelig. Dette er styrets egen dokumenterte erkjennelse av et kronisk styringsunderskudd.

Sak 021/21: Forprosjektet for nytt kjøkken legger til grunn at finansiering skal skje innenfor Bordgleders budsjett. Det erkjennes at fullstendig økonomisk grunnlag ikke foreligger, og at det trolig ikke vil gjøre det før årsrapport 2021 i april 2022. Demografiprognose brukt som begrunnelse: antall over 80 år i Kinn skal øke 75 % mot 2035.

Mangler og avvik

• Økonomirapport per juni er ikke gjengitt med tall i saksframlegget.
• Forprosjektet har ingen konkret kostnadsramme, leieanslag eller finansieringsplan.
• Saksgrunnlaget erkjenner selv at fullstendig ekonomisk grunnlag ikke foreligger ennå.

Viktigste funn

Sak 024/21 – systemkritikk: Styret tiltrer grunnlaget for Florø hamn KF/hamnestyrets sak 051/22 om «Kinn kommune og dei kommunale føretaka – vegen vidare». Styret sier de «kjenner seg svært godt igjen» i problemstillingene og viser til at de tidligere har meldt fra til kommunedirektøren uten at det har ført til endringer på systemnivå. Driftsrapporten fra daglig leder er ikke skriftliggjort: «Informasjonen vert lagt fram i møtet».

Sak 026/21: Revidert budsjett 2021 øker samlede utgifter fra 23,35 mill. til 24,40 mill. Inkluderer 100 000 kr til konsulent for tegning av nytt kjøkken. Regnskapsmessig overskudd økes fra 155 000 til 755 000 kr.

Sak 028/21: Budsjett 2022 vedtas ikke i møtet. Styret ber daglig leder utarbeide økonomiplan og sende saken til skriftlig behandling på e-post i uke 47. Budsjettforslaget viser samlede utgifter 28,77 mill. kr, en stor kostnadsøkning fra 2021.

Mangler og avvik

• Sak 024/21: Hamnestyrets sak 051/22 som styret tiltrer, ligger ikke i dokumentpakken. Saksnummer-/årstall-uklarheten (2021-møte viser til 051/22) bør verifiseres.
• Sak 024/21 (rapport fra daglig leder): «Informasjonen vert lagt fram i møtet» – ikke skriftliggjort.
• Budsjett 2022 godkjennes ikke – styret stopper prosessen og krever økonomiplan først.
• Protokollen har sakene i annen rekkefølge enn møteboken.

Viktigste funn

Sak 003/22: Styret behandler første utkast fra Norsk Storkjøkken. Vedtaket er at utkastet skal viderebehandles i prosjektgruppen. Saksopplysningene sier bare «tegninger sendt ut». Tegningene selv finnes ikke i portalen. Hvem som sitter i prosjektgruppen, er ikke opplyst. Ingen administrasjon er oppført som møtt i møteboken.

Mangler og avvik

• Tegningene fra Norsk Storkjøkken finnes ikke i dokumentpakken.
• Ingen kostnadsestimat, ingen investeringsramme og ingen vurdering av prosjektets økonomi.
• Ingen opplysning om hvem som sitter i prosjektgruppen.
• Møteplanvedtaket lister ikke faktiske møtedatoer – bare at styret fastsetter datoer.
• Møteboken har tomme felter for møtenotater, orienteringssaker og ymse.

Viktigste funn

Bordgleder har fått oppsigelse av dagens leieforhold, en ny og viktig opplysning i dokumentløpet. Kjøkkentegninger fra Norsk Storkjøkken vedlagt: kjølt lager 105 m², kjølt pakkerom 66 m², tørrvarelager 32 m², fryserom 44 m² m.m. Revidert budsjett vedtatt; avsetning til disposisjonsfond økt fra 1,345 til 2,038 mill. kr. Investeringsfinansiering: 900 000 kr konserninternt lån, 170 000 kr salg av driftsmidler.

DL-rapporten: Mars/april krevende pga. røde dager og sykefravær. Frysekapasiteten kritisk lav, under 12 m², og frysecontainer leid inn. Driften økt uten tilsvarende organisatorisk tilpasning. Ny ekstern kunde, men en av de største kundene ut på anbud i mai. Driftsresultat jan.–feb.: 331 547 kr på omsetning 4,666 mill. kr – Daglig leder presiserer at ikke alle utgifter er periodisert.

Mangler og avvik

• Utkastet til budsjettjustering ble laget «med bakgrunn i dagens telefonsamtale» før styremøtet.
• E-post sier DL-rapport skulle inn «under egen sak som ikke er oppmeldt», men er oppmeldt som sak 009/22.
• Regnskap per feb. (sak 010/22): ingen selvstendig vurdering i saksframlegget.
• Møtebok oppgir ikke at daglig leder møtte.
• Sentrale vurderingsfelt: IA eller «Skriv her».

Viktigste funn

Styret ber om systematisk avviksrapportering i Compilo – inkludert avvik som skyldes omsorgstjenesten. Styret reagerer på påstander i media om maten «som beviseleg er direkte feil», og som «opplevast svært urettferdig for dei tilsette». Overtakelse av Måløy har gitt mer administrasjon og tilleggstjenester enn forutsatt, med høyere bemanning og kostnader. Frysekapasitet økt fra 9/10 m² til 35 m² via container. Visma stengt uke 26, og økonomirapporter kunne ikke tas ut.

Nytt kjøkken: Kostnadsbilde begynner å bli synlig, men tall kvalitetssikres etter sommeren. DL anbefaler ekstern vurdering av Bordgleders bæreevne. Styret gir DL fullmakt til å hente inn ekstern bistand for å vurdere handlingsrom.

Mangler og avvik

• Økonomirapport mangler – begrunnet med stengt Visma.
• Kjøkkenkostnader holdt tilbake/ikke kvalitetssikret.
• Saksframlegg nytt kjøkken: IA i bakgrunn og vurderinger, «Ja» under øk. konsekvenser uten tall.
• Møtebok/protokoll oppgir ikke at daglig leder møtte.

Viktigste funn

Nytt kjøkken: DL ber om fullmakt til å gå videre avhengig av revisors vurdering av kjøp vs. leie. Saksframlegget mangler saksnummer og møtedato. IA i alle vurderingsfelt.

Økonomi per juni: Driftsoverskudd ca. 1,329 mill. kr mot budsjettert 351 651 kr. Ca. 250 000 kr i kostnader til Kinn ikke fakturert/periodisert. Driftskonto: 3 803 817 kr. Kassakredittlån hos Kinn: 2 500 000 kr – DL planlegger å redusere dette i takt med bedret likviditet.

Drift og sykefravær: Q1: 23,8 %, Q2: 31,7 %, juli: 13,3 %. Ny anbudsprosess for matvarer gjennomført.

Mangler og avvik

• Møtebok og protokoll mangler i dokumentpakken.
• Saksframlegg mangler saksnummer og møtedato.
• Kjøkkenkalkyle juni 2022 referert men ikke vedlagt.
• Regnskapssak: IA i alle sentrale felt.

Viktigste funn

DL rapporterer at Bordgleder skal tilbakebetale 1,5 mill. kr av kassakreditt til Kinn pga. bedret likviditet. Budsjett 2023 og handlingsplan vedtas. Sak 026/22 mangler i saklisten. Protokollgodkjenning utsatt – begrunnelse framgår ikke.

Styreleders notat (Nødseth) – utsatt: Skisserer tre modeller: A (kok/kjøl fra Florø for hele kommunen), B (Måløy-kjøkkenet gjenåpnes under Bordgleder), C (matverter i institusjonene). Varsler forslag om alternativ B – gjenåpning av Måløy.

Budsjett 2023: Lønnsutgifter 8,537 mill., varekostnad 16,295 mill., sum utgifter 30,932 mill. Eksternt salg 14,200 mill. Kommunalt salg 18,843 mill. Til disposisjonsfond: 2,112 mill. kr.

Regnskap per august – budsjettavvik: Vikarer andre: 430 % av budsjett. Overtid: 202 %. Matvarer kolonial: 133,85 %. Transport/drift egne kjøretøy: 727 %. Kassakredittlån: –2,5 mill. kr.

Mangler og avvik

• Sak 026/22 mangler i saklisten.
• Protokollgodkjenning og styreleders sak utsatt uten begrunnelse.
• Saksframlegg datert etter møtet (01.11.2022 og 26.10.2022).
• Budsjett- og regnskapssaker: IA i alle sentrale vurderingsfelt.

Varighet: 15.00–15.20 (20 minutter). Alle fem styremedlemmer og daglig leder møtte. Protokollen fra 24.10.2022 ble godkjent i dette møtet.

Mangler og avvik

• Sak 030/22 unntatt offentlighet etter offl. § 13, jf. fvl. § 13 nr. 2 (konkurransesensitivt). Men offentlig møtebok viser ikke hjemmel, behandling, vedtak eller sladdet konklusjon.
• 20 minutter for sak om nye produksjonslokaler med store strategiske/øk. konsekvenser.

Viktigste funn

Styret innkalt per SMS samme dag Fjord1 tildelte kontrakt for mannskapsmat til et annet foretak. DL og styreleder ringte alle styremedlemmer på forhånd. Fire styremedlemmer møtte; Bjørn Halsnes hadde forfall.

Styrets vedtak: styreleder orienterer kommunestyret 15. desember; budsjett og handlingsprogram 2023 må endres; kommunestyret oppfordres til å trekke saken om nye kjøkkenlokaler inntil videre. Styremøtet 21. desember utsatt til over nyttår.

Mangler og avvik

• «Skriv her» under øk. konsekvenser – ingen tallfesting av Fjord1-kontraktens størrelse eller ansatt-/årsverkskonsekvenser.
• Innkalling samme dag på SMS protokollert, men bare som faktum.
• Møtebok sak 031/22 datert 30.12.2022 – etterdatert.

Viktigste funn

Styret merket at møtet ikke var kalt inn via møteportalen – ba om bedre rutiner. Kommunedirektør Øyvind Bang-Olsen deltok fra kl. 14.35 i sak 003/23. Bjørn Halsnes fratrådte kl. 14.30, like før kommunedirektøren kom inn.

Sak 003/23 – strategivalg etter Fjord1: Styret bestiller utredning av fem driftsalternativer: A (fortsette + søke eksterne kunder), B (som A minus Måløy), C (som B minus eksterne kunder), D (ingen sentralkjøkken i Florø; avdelingskjøkken + kjøp av tjenester til hjemmeboende), E (interkommunalt samarbeid / AS / IKS).

Mangler og avvik

• Strategisak ført under DL-rapport – ikke selvstendig utredningssak.
• IA i alle sentrale felt i saksframlegget.
• Kommunedirektørens rolle og bidrag ikke protokollert.
• Halsnes' fratreden like før kommunedirektøren kom inn – ikke forklart.
• Møtet ikke kalt inn via møteportalen – styrets eget påpekte rutinesvikt.

Viktigste funn

Kjøkkensaken flyttes inn i et felles prosjekt med kommunedirektøren. Prosjektgruppe med begge parter skal levere fagrapport til styret, kommunedirektøren og deretter politisk utvalg og kommunestyret. Kommunestyrets verbalvedtak: kommunedirektøren skal legge frem sak om gjenoppretting av Måløy-kjøkkenet innen 01.03.2023. Styrets vedtak: «Informasjon frå dagleg leiar vert teke til vitande». Ingen selvstendig bestilling eller grenseoppgang for Bordgleders rolle i prosessen.

Sammenligningsgrunnlag vedlagt: Kinn/Bordgleder skiller seg ut ved å være kommunalt KF og bruke kok/kjøl; de fleste omliggende kommuner bruker institusjonskjøkken og kok/server.

Mangler og avvik

• Sak 007/23: IA i vurderinger, øk. konsekvenser og kilder.
• Styrets eget ansvar som KF-styre ikke avklart mot kommunedirektørens prosjekt.
• Sammenligningsgrunnlaget er ikke metodisk forklart.

Viktigste funn

Styret kritiserer igjen svikt i rutiner for utsending av saksdokumenter – ber DL kjøpe disse tjenestene fra sentraladministrasjonen om nødvendig. Protokollgodkjenning utsatt fordi protokoll manglet. Årsmelding og regnskap 2022 godkjent, men regnskap med merknad: note 16 for styreleder skal omtales som «tapt arbeidsinntekt», ikke «eventuelt annen tilleggsgodtgjørelse».

Mangler og avvik

• Sak 012/23 (regnskap): «Kommunedirektøren sitt framlegg til vedtak: Skriv her» – svært svakt i en regnskapssak.
• Sak 013/23: feil dato i saksframlegget («30.03.2022» i stedet for 2023).
• Saker i ulogisk rekkefølge på saklisten.
• Dokumentrutiner kritisert på nytt (jf. 12.01.2023).

Viktigste tall – revidert budsjett 2023

Sum utgifter: 21,610 mill. kr. Sum inntekter: 22,419 mill. kr. Til disposisjonsfond: 809 000 kr. Eksternt salg: 3,576 mill. kr – ned fra 12,419 mill. kr i 2022-budsjettet. Salg kommunen: 18,843 mill. kr. Varekostnader: 9,125 mill. kr – ned fra 15,300 mill. kr.

Mangler og avvik

• Saksframlegget forklarer ikke de store budsjettendringene (trolig effekt av Fjord1-bortfall).
• IA i saksopplysninger, vurderinger, øk. konsekvenser og kilder.
• DL-rapport: «Blir lagt frem i møtet» – ikke etterprøvbart.
• Protokoll fra 21.02.2023 vedlagt to ganger.

Viktigste funn

Kommunedirektørens forslag: kok/kjøl for hele kommunen fra ny institusjon i Florø (tilleggsalternativ 1). Deloitte har gjort de øk. beregningene. Styrets behandling i sak 021/23 er tom i protokollen – kun «Handsaming:» etterfulgt av vedtakstekst.

Nøkkeltall fra rapporten: Dagens løsning 120 kr/kuvert, 13,7 mill. kr. Alt. A: 128 kr, 14,6 mill. Alt. B: 146 kr. Alt. C: 154 kr. Tilleggsalt. 1 (KD-forslag): 125 kr, 14,1 mill. Tilleggsalt. 3 (kok/server i både Florø og Måløy, sju dager i uka): 139 kr, 15,9 mill. KDs notat (09.06.2023): investering ny institusjon 28,36 mill., lokaler utenfor 25,10 mill.

Mangler og avvik

• Styrets behandling/standpunkt i sak 021/23 ikke dokumentert.
• Rapporten mangler investeringskostnader for alt. D, energikostnader og midlertidig løsning under bygging.
• Sak 022/23 (DL-rapport): IA i alle felt.
• Saksdokumentet ser ut til å inneholde etterdatert behandlingshistorikk fra HSO, formannskap og kommunestyret.

Viktigste funn

Protokoll fra 26.05.2023 godkjent med merknad om endring av sak 021/23 – styret korrigerte den udokumenterte behandlingen fra mai-møtet. Kommunestyrets vedtak (sak 075/23): kjøkken i Måløy og Florø, kok/server sju dager/uke. Bordgleder fortsetter som kommunalt foretak, men uten ansvar for Måløy-leveranser. Kommunedirektøren kjøpte Hjellegata 2 som nye lokaler, etter initiativ fra Bordgleder. Sak 026/23: KD må avklare innen 01.08 om Bordgleder skal levere tørrvarer/kolonialvarer framover.

Mangler og avvik

• Sak 025/23: IA i saksopplysninger, vurderinger, øk. konsekvenser og kilder.
• «prosessen som skissert frå dagleg leiar» er ikke konkretisert skriftlig.
• Kommunedirektørens bidrag ikke protokollert.
• Torgunn Eikevik «ikkje tilstede» – ikke forklart om vara deltok for hele møtet.

Tid: 09.00–10.20. Torgunn Eikevik «ikke meldt». Frode Norevik møtte. Kommunedirektør Øyvind Bang-Olsen deltok fra kl. 09.55.

Mangler og avvik

• Saksframlegg: IA i alle felt, saksopplysninger: «Blir lagt frem i møtet».
• Innholdet i orienteringen om kjøkkensaken ikke protokollert.
• Kommunedirektørens bidrag ikke protokollert.
• Protokollgodkjenning utsatt uten forklart grunn.
• «Ikke meldt» for Eikevik er uklart formelt.

Viktigste tall – økonomi t.o.m. juli 2023

Driftsoverskudd ca. 692 746 kr (budsjett: 330 203 kr). Lønn: 4,603 mill. mot budsjett 4,647 mill. Drift: 7,715 mill. mot budsjett 12,815 mill. Brukerbetaling: 3,115 mill. mot budsjett 8,280 mill. Møtet varte 35 minutter.

Mangler og avvik

• Økonomisakens saksframlegg: IA i alle felt.
• Vedtak i sak 030/23 og 031/23 lyder «Til vitande» – upresist for godkjenning.
• DL-rapport: IA, «Blir lagt frem i møtet».
• 35 minutter for økonomirapport og DL-rapport uten skriftlig analyse.

Tid: 16.00–17.10. Kathrine Agledal «Meldt avbud»; Torgunn Eikevik «Ikkje tilstede»; Frode Norevik møtte.

Viktigste funn

Sak 037/23: Styret rår kommunestyret til å velge kok/kjøl i Flora-delen av Kinn og gi Bordgleder løyve til å investere opptil 8 897 500 kr inkl. mva. i nytt driftsutstyr i Hjellegata 2, finansiert med 7 118 000 kr i lån og 1 779 500 kr i momskompensasjon (alternativ II). Alternativt, dersom kommunestyret holder fast på kok/server, trengs opptil 11 928 750 kr (alternativ I). Saksframlegget sier selv at investeringen «ventelig vil føre til økt kostnad pr porsjon servert middag».

Sak 036/23: Styret forutsetter at styreleder og daglig leder følger fremdriften tett, slik at Bordgleder er flyttet inn i nytt kjøkken våren 2024. Daglig leder får fullmakt innenfor budsjettramme til å kjøpe konsulentbistand.

Mangler og avvik

• Møtebok for møtet er ikke funnet; bare protokoll og saksdokumenter.
• Beløpet i alternativ I er feilskrevet i protokollen («kr 11.9.28.750»).
• Konsekvensen for pris per porsjon er varslet, men ikke tallfestet.

Viktigste funn

Alle tunge saker behandlet på én time. Torgunn Eikevik hadde forfall.

Bemanningsplan (044/23): Bortfall av Måløy-leveranser fra 01.04.2024. Lønnskostnader reduseres med 1,1 mill. kr i 2024. Styret vedtar Nødseths bredere forslag: DL gis generell fullmakt til å dimensjonere antall ansatte uten forhåndsbehandling i styret.

Budsjett 2024–2027 (045/23): Sum utgifter 2024: 16,269 mill. kr. Eksternt salg: 5,245 mill. (2024) → 11,524 mill. (2027). Salg kommunen 2024: 11,206 mill. Investering nytt kjøkken: 7,118 mill. kr i 2024. Til disposisjonsfond: 332 000 kr (2024). Budsjettdifferanse mot kommunedirektøren: 3 015 907 kr.

Handlingsplan 2024 (046/23): Omstillingsår – nytt kjøkken, flytting til Hjellegata 2 våren 2024, lavere aktivitet etter Måløy-bortfall. Mål: ekstern vekst og strategiplan 2024–2028.

Mangler og avvik

• Mange dokumenter «justerte dokumenter etter møtet» – regnskap, budsjett og handlingsplan. Uklart hva som ble endret.
• Bemanningsplan: ingen skriftlig vurdering av arbeidsrett, HMS, tjenestekvalitet eller konsekvenser.
• Sterk ekstern vekstforutsetning (5,245 → 11,524 mill. over fire år) uten dokumentert grunnlag.
• IA i sentrale vurderingsfelt. Handlingsplan har uferdig tekstpunkt og grammatiske feil.

Tid: 12.00–14.00. Alle fem styremedlemmer og daglig leder møtte. Kommunedirektøren deltok i drøftingene – ikke oppført på forsiden, framgår kun i vedtaksteksten til sak 053/23.

Viktigste funn

Styret forholder seg til sitt eget oversendte budsjett inntil de evt. mottar skriftlig melding om noe annet fra kommunedirektør/kommunestyret, et signal om uavklart spenning mellom partene. Revidert fremdriftsplan: tentativ første produksjonsdag 22. april 2024, forutsatt at kommunedirektørens del holder fremdriften.

Mangler og avvik

• Saksnummer 054/23 mangler i saklisten.
• Kommunedirektørens rolle og uttalelser ikke protokollert.
• Sak 053/23: saksopplysninger, vurderinger og kilder: IA.
• Sak 055/23 svært tynn – kommunestyrevedtakets innhold og konsekvenser for Bordgleder ikke gjengitt.
• «Bjørn og Petter har fått forelagt teksten og har ingen merknader» – hvilken tekst framgår ikke.

Viktigste funn

Styret godkjenner innkalling med merknad: «Acos/møteprotokol mv må bli bedre». Protokollkritikken fortsetter inn i 2024. Regnskapssjef Norvall Bakke skulle delta og forklare tallene i sak 004/24. Regnskap og årsmelding 2023 godkjennes. Strategisk planlegging og årshjul utsettes.

Nøkkeltall – regnskap og årsmelding 2023

Netto driftsresultat: –10 054 kr (reg. budsjett: 837 000 kr; opp. budsjett: 2,119 mill. kr). Totale driftsinntekter: 21,821 mill. kr (årsmeldingen har feilskrevet tallet som «20.7080.075»). Inntektsfordeling: 75,4 % kommunen / 24,6 % eksternt. Sykefravær: 12,8 %. Bemanning: 9,5 årsverk / 10 ansatte. Fjord1-bortfall fra 01.02.2023 oppgis som hovedårsak. Uavklart krav: 257 951 kr. Inntekt på 100 807 kr ført i 2024. Samhandlingsavtale med Kinn ikke signert, ventet siden oktober 2023. Planlagt reduksjon: 2,9 årsverk i 2024. Daglig leder: 883 027 kr. Styreleder: 47 894 kr fast + 84 420 kr tapt arbeidsfortjeneste.

Strategisk plan og årshjul – svakheter

Strategisak 006/24: saksframlegget inneholder ingen plan, bare «Dagleg leiar legger frem saken i møtet». IA i alle felt. Årshjul 007/24: forslag med «Budsjett og handlingsprogram 2023» oppført i 2024-hjulet, «xx. juni» som udatert punkt og rotete struktur. Begge saker utsatt.

Mangler og avvik

• Saksframlegg til regnskap: beskriver «Foreløpig resultat rekneskap 2023» og viser til «Foreløpig resultat rekneskap 01-10-2023» – rotete for en årsregnskapssak.
• Regnskapstall og regnskapssjefens gjennomgang ikke referert i protokollen.
• Årsmelding og regnskap: IA i sentrale vurderingsfelt.
• Årshjul: feil årstall (2023 i stedet for 2024), mangelfulle datoer.
• Samhandlingsavtale med Kinn kommune fortsatt ikke signert.

Viktigste funn

Bare Jacob Nødseth og Tore Skarstein møtte, og styret var ikke vedtaksført. Alle saker utsatt til 27.08.2024. Protokollen sier ved hver sak «Møte ble avlyst da styret ikke var vedtaks fork.», men oppgir samtidig møtetid 13.30–15.30 og hvem som møtte. Ingen vedtak ble fattet.

Sakene som skulle vært behandlet: Regnskap t.o.m. april viste overskudd på 88 461 kr, men lønn (2,885 mill. mot 2,361 mill. budsjett) og drift (3,912 mot 3,071 mill.) lå over budsjett, mens refusjoner/inntekter lå høyere (5,349 mot 3,734 mill.). Status nytt kjøkken: første produksjonsdag planlagt 10.09.2024, ferdig utflyttet fra sykehusbygget innen september.

Strategiplan 2024–2028: Substansiell plan. Slår fast at hovedoppgaven er mat til omsorgstrengende i Kinn. Peker på kapasitet på inntil 2000 middager i døgnet i nytt kjøkken. Karakteriserer «vekslande politisk lada styringssignal», «usikker og vinglete eigarutøving» og «dårleg rekneskaps og økonomifunksjon» som svakhet/trussel.

Mangler og avvik

• Bare to av fem styremedlemmer møtte – tre uten forklart fravær i saksframlegget.
• Saklisten har ulogisk rekkefølge: 011, 013, 008, 009, 010, 012.
• Saksframlegg: IA i vurderinger og kilder. Øk. konsekvenser: «Ja» uten tall.
• Ingen begrunnelse i protokollen for fraværet eller at ekstraordinært møte ikke ble forsøkt.

Viktigste funn

Strategiplan 2024–2028 vedtatt slik den lå fore. Planens hovedpunkt: mat til omsorgstrengende er kjernen; andre markeder bare dersom de ikke går på akkord med kjernen og bidrar positivt. Planen peker på svakheter: dårlig regnskaps-/økonomifunksjon fra kommunens sentralforvaltning og «usikker og vinglete eigarutøving». Nytt kjøkken: første produksjonsdag 10.09.2024, siste produksjon i gammel lokale 04.09.2024, utflytting ferdig innen september. Kathrine Agledal oppgitt med forfall.

Økonomi: Regnskap t.o.m. juni 2024 ikke klart fra Kinn kommune – ble utlevert i møtet uten dokumentert skriftlig vurdering.

Mangler og avvik

• Økonomirapport ikke klart fra kommunen før møtet – tas til orientering uten skriftlig analyse.
• DL-rapport: «Lagt fram i møtet» – ikke dokumentert.
• Dobbelt protokollgodkjenning: vanlig protokoll og særskilt protokoll fra 11.03.2024 i samme møte.
• Saksframlegg: IA i vurderinger og kilder.
• Strategiplanens kritikk av eierstyring og kommunens øk.funksjon er et faktisk styresignal, ikke nøytral rapport.

Viktigste funn

Nytt kjøkken (027/24): Per 30.09.2024 utgiftsført 6,650 mill. kr mot budsjett 7,120 mill. kr – altså et foreløpig underforbruk på 470 000 kr. 37 tilleggsmeldinger, 5 gjelder Bordgleder KF, samlet under 100 000 kr. Bordgleder i normal drift etter innflytting i midten av september. Mangler/utbedringer innen 30.11.2024.

Leieavtale Hjellegata 2 (028/24): Eksklusivt areal: 600 m². Opsjon på ca. 700 m² til. Leieperiode: 01.09.2024–01.09.2044 (20 år) + 5+5 år forlengelse. Årlig leie: 1 710 000 kr eks. mva. (142 500 kr/mnd.). Indeksregulert. Strøm, renovasjon og kommunale avgifter på toppen. Styret gir DL fullmakt til å signere, jf. kommuneloven § 9-17. Styret konstaterer at leien etter deres oppfatning overstiger vanlig markedsleie.

Budsjett 2025–2028: Eksternt salg: 6,820 mill. (2025) → 14,196 mill. (2028). Salg kommunen: 11,804–12,899 mill. Husleie til Kinn: 1,710 mill. kr (2025). Budsjettert overskudd 2025: 115 000 kr. Handlingsplanen sier at diskusjonen om KF eller ikke «svekkar Bordgleder sin marknadsposisjon og gjer det vanskeleg (ja kanskje nær umogleg)» å få flere eksterne kunder.

Mangler og avvik

• Protokoll fra forrige møte manglet i politikerportalen – nok et Acos-avvik.
• Sak 024/24 mangler i saklisten.
• Torgunn Eikevik oppført uten meldt avbud. Bjørn Halsnes møtte først kl. 11.00. Styret var likevel vedtaksført med minst tre av fem medlemmer til stede (vedtektene § 9 nr. 3).
• Budsjettvedtaket: «godkjennes med endringer» – endringene ikke spesifisert.
• Saksframlegg datert 12.11.2024 og 14.11.2024 – etter møtet.
• Ingen ekstern markedsleievurdering som underbygger påstanden om over vanlig markedsleie.
• Kraftig ekstern vekstforutsetning (6,820 → 14,196 mill.) uten risikovurdering.

Fire styremedlemmer møtte. Torgunn Eikevik ikke til stede. Sak 029/24 mangler i nummerrekken.

Viktigste funn – revidert budsjett 2024

Teknisk budsjettjustering: EK-tilskudd til KLP 2023 dekkes med 30 000 kr. EK-tilskudd 2024 økes fra 15 000 til 40 000 kr. Samlet 55 000 kr overføres fra drift til investering. Netto driftsresultat endres fra 345 000 kr til 400 000 kr. Nytt kjøkken: investeringsramme 7,118 mill. kr – uendret.

Mangler og avvik

• Saksframlegg datert 18.12.2024 – etter møtet.
• DL-rapport: muntlig, ikke dokumentert.
• Dobbeltført tekst om EK-tilskudd 2023 og 2024 i saksframlegget.
• Sak 029/24 mangler i nummerrekken.

Fire styremedlemmer møtte (08.00–10.15). Kathrine Agledal og Torgunn Eikevik hadde forfall. Møtested ikke utfylt.

Viktigste funn

Årsregnskap 2024 (005/25): Ikke formelt godkjent, bare orientering. Regnskapet ikke klart til utsending innen fristen. Formell behandling avsatt til før 31.03.2025.

Delegering av fullmakter (004/25): Styret gir DL bred fullmakt til å delta i anbud og inngå avtaler på vegne av Bordgleder KF. Grense: nye kontrakter som krever endret bemanning (opp eller ned) skal være styresak. Kommuneloven § 9-12 sitert.

Mangler og avvik

• Årsregnskap ikke klart til ordinær behandling – frist 31.03.2025 ble presset.
• Delegeringssaken: IA i vurderinger og øk. konsekvenser.
• Ingen nærmere juridisk vurdering av grensen mellom daglig drift og prinsipielle saker.
• DL-rapport: muntlig og udokumentert.
• Møtested mangler.

Fire faste + to varaer (09.00–11.15). Eikevik hadde forfall, Midtbø som vara. Halsnes hadde forfall, Belsvik som vara. Møtested ikke utfylt.

Viktigste tall – regnskap og årsmelding 2024

Netto driftsresultat: –2 585 000 kr (reg. budsjett: +400 000 kr. Opp. budsjett: +345 000 kr). Årets merforbruk etter strykninger: 2 435 000 kr. Disposisjonsfond brukt: 2 250 000 kr. Fremført til inndekning: 184 742 kr. Sum driftsinntekter: 14,490 mill. kr (mot 21,821 mill. i 2023). Salgs-/leieinntekter: 3,290 mill. kr (budsjett: 5,300 mill.). Årsmelding: underskudd mot budsjett ca. 2,5 mill. kr; ca. 2 mill. tilskrives manglende eksternt salg og ca. 1,3 mill. lønnsmerforbruk. Disposisjonsfond: 0 kr ved utgangen av 2024. Sykefravær: 6,0 %. Bemanning: 6,9 årsverk / 8 ansatte.

Produksjon i Hjellegata 2 startet 11.09.2024. Årsmelding sier kjøkkenet ble levert innenfor budsjettrammene. Styret ba DL lage notat som synliggjør og kvalitetssikrer lønns- og personalkostnader.

Mangler og avvik

• Saksframlegg: IA i vurderinger, øk. konsekvenser og kilder.
• DL-rapport: lagt fram i møtet, ikke skriftlig gjengitt.
• Møtested ikke utfylt.
• Årsmeldingens forklaring (forsinkelse + politisk usikkerhet) er delvis politisk vurdering.

Nytt styre etter kommunestyresak 044/25 (10.04.2025). Møtte: Bareksten, Hopen, Refsnes, Nødseth + vara Midtbø. Administrasjon: Halvorsen og Norevik. Inkluderte omvisning for nytt styre.

Mangler og avvik

• Orienteringen om foretaket og styrets arbeid ikke skriftlig dokumentert.
• Årshjul 2025 gjennomgått uten votering eller formelt vedtak.
• Frode Norevik fra administrasjonen – rolle/funksjon ikke forklart.
• Ingen partier/roller for nye styremedlemmer i møteboken.

Tid: 08.00–08.50. Møtested ikke utfylt. Møtte: Hopen, Refsnes, Nødseth. Forfall: Skarstein (vara Breilid) og Bareksten.

Viktigste funn – revidert budsjett 2025

Daglig leders forslag viste meirforbruk i 2025, 2026 og 2027, med overskudd først i 2028. Inntekter fra Kinn kommune redusert med 4,135 mill. kr mot kalkylene fra oktober 2024. Nytt estimat: salg til kommunen 7,669 mill. kr (mot budsjettert 11,804 mill. kr).

Revidert 2025: Sum utgifter: 19,135 mill. Sum inntekter: 16,015 mill. Udekket meirforbruk: 3,120 mill. kr. Økonomiplan: 2026 udekket –2,274 mill., 2027 udekket –638 000 kr, 2028 overskudd +1,776 mill.

Styrets løsning: La inn økt inntekt fra Kinn kommune for å balansere: 3,120 mill. kr (2025), 2,274 mill. (2026), 638 000 kr (2027), enten gjennom økt kjøp eller annen kompensasjon.

Mangler og avvik

• Møtested mangler.
• Budsjettbalanse oppnås ved å forutsette økt kommunal betaling – ikke dokumenterte egne kutt alene.
• Saken inneholder tydelig politisk/administrativ kritikk av kommunen, men ikke vedtaksform.
• 50 minutters møte for et kritisk budsjettvedtak.

Tid: 11.00–13.00. Møtte: Refsnes og Nødseth. Vara: Midtbø (protokollen sier ikke hvem Midtbø møtte for). Fra administrasjon: Halvorsen og kommunedirektør Bang-Olsen. Ansattrepresentanter: Skarstein og Breivik.

Viktigste funn

Styret korrigerte protokollen fra 10.06.2025 (Bareksten hadde meldt forfall, vara møtte ikke). Styret ga DL konkret omstillingsbestilling:

• Årsverk reduseres til et minimum
• Driften sentreres rundt kjerneoppgaver
• Enkelte oppgaver vurderes gjort billigere av andre
• Administrasjon vurderes redusert
• Nedbemanningseffekt hentes ut raskest mulig og innen 01.01.2026

DL skal rapportere månedlig skriftlig til styret om: økonomi, eksternt salg, kostnadsreduksjon, årsverk/bemanning, dialog med kommunens støttefunksjoner og budsjettpremisser.

Mangler og avvik

• Formelt vedtak sier «tas til vitande» – men behandlingen inneholder en omfattende og konkret instruks.
• Kommunedirektørens rolle og innspill ikke protokollert.
• To faste medlemmer og én vara møtte, i tillegg til de ansattes representanter. Med minst tre av fem til stede var styret vedtaksført (vedtektene § 9 nr. 3), men med liten margin.

Tid: 13.00–15.45. Møtte: Bareksten, Hopen, Refsnes og Nødseth. Administrasjon: Halvorsen.

Viktigste funn

Sakene 023–025 (omstilling, økonomi, budsjett/handlingsplan 2026) utsatt fordi de «ved ein inkurie» var satt på saklisten uten å være klare til utsending. Styret vedtok at DL-rapporten heretter skal ha kort skriftlig framstilling ved utsending, som hovedregel offentlig. DL skal legge PowerPoint i Acos.

Presentasjonsdata: Regnskap klart innen den 20. i påfølgende måned fra 23.09.2025. Sykefravær per 17.09.2025: ikke arbeidsmiljørelatert. Avvik jan.–aug. 2025: 17. Kakediagrammet på samme lysbilde gjelder 1. jan.–31. aug. 2024 og viser 15 lav, 1 middels, 0 høy. Regnskap per juli 2025 viser et merforbruk på 2,131 mill. kr. Nytt omstillingsmål: 5,5 årsverk (ned fra 7). Prissammenligning: Bordgleder tar 134 kr per middag mot 181,66 kr.

Mangler og avvik

• De tre tyngste sakene (omstilling, økonomi, budsjett 2026) utsatt – dette skjer etter at styret 23.06 ba om tett månedlig oppfølging.
• Presentasjonen viser merforbruket per juli (2,131 mill. kr) som 5 667,46 % av periodebudsjettet (37 611 kr). Regnestykket stemmer, men tallet er ikke forklart.
• Prissammenligning ikke tilstrekkelig forklart.
• Offl. § 23 første ledd brukt for «arbeid nye kunder» – rotete dokumenthåndtering.

Tid: 12.00–13.00. Møtte: Bareksten, Hopen, Refsnes og Nødseth. Administrasjon: Halvorsen og kommunedirektør Bang-Olsen. Tema: «Drøfting av vidare føresetnader for Bordgleder si drift og arbeid med budsjett og økonomiplan».

Mangler og avvik

• Ingen skriftlig grunnlag sendt ut før møtet.
• Ingen referat eller oppsummering av drøftingen.
• Kommunedirektørens rolle og innspill ikke protokollert.
• Ingen vedtak fattet.
• Innkalling og saksframlegg datert 15.10.2025 – etter møtet.

Tid: 11.00–13.00. Møtte: Bareksten, Refsnes, Nødseth. Forfall: Hopen og Skarstein – Breilid møtte som vara.

Viktigste funn – kursendring i budsjettering

Prognoser for vekst i eksternt salg fjernet fra budsjettgrunnlaget – begrunnet med forsiktighetsprinsippet. Kommunal overføring lagt inn som nødvendig finansiering. Foretaket sier selv at det trengs omsetningsøkning på ca. 9 mill. kr for å komme i balanse uten kommunal overføring i 2026.

Revidert 2025 (balansert): Sum utgifter/inntekter: 17,028 mill. Eksternt salg: 4,000 mill. Kinn kjøp: 7,430 mill. Kinn overføring: 4,808 mill.

Utfallet: Overføringen på 4,808 mill. kr kom ikke. Regnskapet for 2025 viser 3,12 mill. kr fra Kinn, samme beløp som styret la inn i juni. Revisor skriver at heller ikke det regulerte budsjettet er vedtatt av kommunestyret. Se Pengene.

Budsjett 2026: Sum utgifter/inntekter: 16,201 mill. Eksternt salg: 4,120 mill. Kinn kjøp: 7,653 mill. Kinn overføring: 3,638 mill.

Økonomiplan 2027–2029: Kinn overføring: 4,059 mill. (2027) / 4,144 mill. (2028) / 4,212 mill. (2029).

Bemanning: Overgang fra 7,7 til 5,5 årsverk fra 2026. Målet er reduksjon uten oppsigelser – gjennom omplassering til annet kommunalt arbeid.

Handlingsplan 2026: Øke ekstern omsetning som veien til balanse. Prioriterte markeder: ferje, industri/bedrifter, arrangement, skole/barnehage, engros og offentlige anbud. Beredskap løftes særskilt: Bordgleder mangler eget strømaggregat – skal prioriteres i samarbeid med Kinn kommune.

Deloitte-rapporten (brukt som kostnadsargument): Tre alternativer beregnet – kok/server 306 kr/porsjon (17,8 mill.), kok/kjøl eks. Måløy 172 kr (10,0 mill.), KF Bordgleder inkl. Måløy 141 kr (13,9 mill.). Forbehold: Deloitte presiserer at rapporten er teknisk bistand – ikke revisjon, attestasjon eller kontroll av grunnlagsdata. Alle forutsetninger er tatt fra KF Bordgleder.

Prisbrev: middag to retter 138,16 kr (gruppelev.) / 138,24 kr (hjemmeboende) / 158,12 kr (spesialkost) fra 01.01.2025. Skrivefeil: «1. Januar 2005». Refererte skriv inkluderer innsynskrav om lønn, arbeidsvilkår og tilsetting av DL.

Mangler og avvik

• Revidert budsjett vedtatt med «Justert tabell lagt fram av dagleg leiar» – tabellen står ikke i selve protokollen, men er lagt ved saken.
• Budsjettbalanse forutsetter kommunal overføring som flerårig fast post – ikke bare salg/drift.
• Deloitte brukes som tyngde i prisargumentasjonen, men med forbehold om at Deloitte ikke har kontrollert forutsetningene.
• Handlingsplanen mangler målbare delmål med tall, frister og ansvar utover «daglig leder».
• Sykefravær i DL-rapporten: oppgitt som «[x %]» – ikke utfylt.
• Styret ber om kvartalsvis grundigere regnskapsrapport med regnskapssjef – månedlig rapportering fra juni ikke tilstrekkelig.
• Påstand om at eksternt salg reduserer kommunens kostnader med ca. 1 mill. kr/år er ikke dokumentert med beregning.

Viktigste funn

Tid: 14.00–16.00. Møtte: Bareksten, Hopen, Refsnes og Nødseth. Tore Skarstein hadde forfall; Liv Marit Breilid møtte som vara.

Sak 036/25: Styret vedtok at siste regnskapsrapport godkjent av regnskapsavdelingen fast skal ligge ved daglig leders rapport, og at både regnskapsrapporten og daglig leders rapport skal være offentlige: «Styret er opptekne av openheit». Vedtaket gjelder foretakets egen rapportering til styret.

Sak 037/25: Scenarioanalysen fra Deloitte SpinCo (17.11.2025) beregner fire alternativer: (1) avvikling av KF-et og drift internt i kommunen uten eksternt salg, (2) dagens driftsform som KF, (3) økt eksternt salg til resultat i balanse og (4) samarbeid med andre kommuner. Styret konstaterte samrøystes at foretaket bidrar til at kommunen betaler 1,8 mill. kr mindre for matproduksjonen enn uten KF og eksternt salg. Deloitte tar forbehold om at rapporten er teknisk bistand, og at tall og forutsetninger er levert av daglig leder og kommunen.

Sak 038/25: PwC-rapporten om matomsorg i norske kommuner ble tatt til orientering.

Sak 039/25: Kommunedirektørens framlegg om økonomisk omstilling av Bordgleder var allerede vedtatt i formannskapet 27.11.2025 da protokollen ble ført. Styret vedtok samrøystes et fellesframlegg mot kommunedirektørens framlegg: styret «finn ikkje […] å kunne tilrå ei slik underdekning» og ber om at styrets eget budsjett og økonomiplan legges til grunn. Styret viser til at budsjettet er lagt etter forsiktighetsprinsippet i kommuneloven § 14-4 tredje ledd. Saksframlegget viser også til et juridisk notat fra Deloitte SpinCo/Cedra (10.11.2025) om kjøp av tjenester fra kommunalt foretak og statsstøtte.

Mangler og avvik

• Protokollen gjengir formannskapets behandling 27.11.2025 inne i styresak 039/25 – to dager etter styremøtet. Protokollen er datert 28.11.2025.
• Vestland Revisjons utkast til revisjonsrapport om skille mellom kommunal og konkurranseutsatt drift er omtalt i en senere versjon av saksframlegget til sak 036/25, men ikke i møteboka eller protokollen.
• Scenarioanalysens 1,8 mill.-konklusjon bygger på tall og forutsetninger fra daglig leder og kommunen, som Deloitte ikke har kontrollert.
• «Foreslått av , <parti>» står uutfylt i protokollen – det framgår ikke hvem som fremmet framleggene i sak 036/25 og 037/25.

Viktigste funn

Skriftlig behandling etter kommuneloven § 11-8 andre ledd – ingen fysisk samling. Saken gjelder justert budsjett og økonomiplan 2026–2029. Kommunal overføring er forutsatt for 2026 og 2027, men faller bort i 2028–2029 der planen baseres fullt ut på økt eksternt salg. Eksternt salg budsjettert til 10,048 mill. kr i 2028 og 11,853 mill. kr i 2029 – en markant økning fra dagens nivå uten at konkrete kontrakter eller kundegrunnlag er dokumentert i sakspapirene.

Mangler og avvik

• Skriftlig behandling uten drøfting – risiko for at komplekse forutsetninger ikke realitetsbehandles.
• Bortfall av kommunal overføring fra 2028 er en vesentlig forutsetning som ikke er underbygget med salgsplan eller kontrakter.
• Eksternt salg har ikke vært i nærheten av 10–12 mill. kr siden Fjord1-kontrakten falt bort (i 2022 var salgs- og leieinntektene 16,29 mill. kr, mot budsjett 12,42 mill.). Ny budsjettering på 10–12 mill. kr eksternt i 2028–2029 mangler troverdighetsanalyse.
• Ingen risikovurdering av hva som skjer dersom eksternmålet ikke nås i 2028–2029.

Viktigste funn

Tid: 14.00–16.15. Tore Skarstein hadde forfall; Liv Marit Breilid møtte som vara. Regnskapssjef Norvall Bakke deltok i sak 003/26.

Sak 003/26: Foreløpig regnskap 2025 ble presentert muntlig av regnskapssjefen. Saksframlegget sier bare at regnskapet ikke var ferdig per 21. januar. Styret sluttet seg til et forslag om ny og mer informativ regnskapsrapportering, med forklaring av avvik.

Sak 005/26: Bordgleder blir fra mars/april 2026 tatt inn i Servicegrossistens varesortiment med 8–10 produkter som skal lagerføres og selges over hele landet. Volum kan ikke anslås. Bordgleder har fått EFTA-godkjenningsnummer 3031 fra Mattilsynet, som gir adgang til leveranser i EØS-området.

Sak 007/26: Blant refererte skriv er svar til kontrollutvalget om skillet mellom ansvar 1000 (intern produksjon) og ansvar 2000 (kommersiell produksjon) fra 1. januar 2026. Fordelingsnøkkelen Deloitte arbeider med, var ikke avklart.

Mangler og avvik

• Foreløpig regnskap 2025 kun muntlig – ingen tall i møtedokumentene.
• Deloittes fordelingsnøkkel ikke klar: kontrollutvalgets spørsmål om kryssubsidiering kan ikke besvares fullstendig.
• Sak 006/26 utsatt til neste styremøte fordi styret «ikkje mottatt relevant informasjon om lønnsutviklingen fra Kinn kommune».

Viktigste funn

Regnskap 2025 viser netto driftsresultat –1 514 162 kr, akkumulert merforbruk 1 698 905 kr, arbeidskapital –1 820 658 kr og disposisjonsfond 0 kr. Egenkapitalen er negativ for første gang i foretakets historie. Det kommer etter 2024 (–2 584 763 kr i netto driftsresultat, egenkapital ned ca. 89 %).

Sak 010/26: Daglig leders innstilling ba om en tiltaksplan for inndekning av merforbruket innen utgangen av 2027 og tertialvis rapportering på effekten. Daglig leder la fram et justert framlegg i møtet, der disse punktene ikke er med. Det justerte framlegget ble vedtatt samrøystes.

Sak 009/26: Styret mener protokollene bør ha med flere detaljer fra sakene, ikke bare selve vedtaket.

Sak 011/26 og 012/26: Sykefravær 2025: 18,6 %, mot 6,0 % i 2024. Bemanning: 6,8 årsverk. ROS-analysen (utskrift 09.03.2026) vurderer strømstans som høyeste risiko (risikoscore 16); bygget har ikke aggregat, men er tilrettelagt for innkobling. Møteboken er signert 16. april 2026 – nesten en måned etter møtet.

Sak 013/26: Saksframlegget er unntatt etter offl. § 23 første ledd, men «Vedtaket er offentleg». Styret ber styreleder og nestleder ha en samtale med daglig leder om 2025 og forventningene for 2026; lønnsvilkår skal avtales i neste styremøte.

Mangler og avvik

• Negativ egenkapital og akkumulert merforbruk på 1,7 mill. kr – kravet om tiltaksplan for inndekning falt ut av vedtaket.
• Møtebok signert 16.04.2026 – nær en måned etter møtet.
• Strømaggregat: styret vedtok 22.10.2025 at beredskapsløsninger skulle utredes og legges fram i egen sak innen 2. kvartal 2026. I mars sier statusrapporten at saken legges fram når beredskapsplanen er ferdig.